Ante el exponencial crecimiento del volumen de trabajo y la enorme cantidad de datos a los que los departamentos financieros deben hacer frente, Kyocera Document Solutions ha profundizado en su estudio ‘La Digitalización empresarial en Europa’ sobre las principales prioridades y puntos débiles que estos encuentran para llevar a cabo una transformación digital efectiva. ¿Una conclusión?: ‘Todo en tu empresa es contenido”. Saber cómo administrarlo correctamente será la clave para extender la eficiencia empresarial por toda la cadena de valor.

La gestión de contenido empresarial es una tarea esencial en la operativa diaria de cualquier organización -sin importar el tamaño o sector-. Sin embargo, no todas han aprovechado de la misma forma las ventajas que la digitalización y la automatización pueden aportarles, diferencia que se hace más notable entre los diferentes departamentos dentro de una misma empresa. Al cercar el foco en los financieros, estos han identificado el tiempo invertido en procesar grandes cantidades de documentación en papel como su mayor reto.

Otros inconvenientes que se han identificado y que afectan a la eficiencia son: la dificultad de gestionar diferentes copias y versiones de documentos entre distintos servidores, la falta de espacio para almacenar documentos y el conflicto que generan los formatos documentales diferentes o incompatibles.

Cabe destacar que otro de los retos que se mantiene como una de sus principales barreras es la resistencia de los usuarios al cambio. Esto demuestra el papel clave que la empresa debe desempeñar en la inculcación de una cultura abierta que les permita avanzar en la transformación digital del negocio.

El estudio de Kyocera también ha analizado cuáles son sus prioridades departamentales: asegurar la disponibilidad de fondos para garantizar los pagos, asegurar el pago de impuestos e IVA y procesar de forma precisa los gastos son, por este orden, las opciones más señaladas. Así mismo, estar preparados para los cambios en las reglas contables y reducir el tiempo necesario para resolver las consultas les siguen en la lista de sus principales demandas.

Según José Aznar, Product Strategy Manager de Kyocera Document Solutions en España, estos resultados demuestran que "lograr el éxito empresarial implica necesariamente multiplicar la eficiencia en el área de Finanzas". Y añade: "las empresas deben comprender que, sea cual sea su actividad, su verdadero valor reside en el contenido que gestionan y en la forma en la que se manejan esos datos; hacer que la información fluya de forma más eficiente significa proporcionar el engranaje que impulsará desde dentro todo el negocio".

Para dar respuesta a todo ello, Kyocera ha desarrollado diferentes soluciones destinadas de manera específica a cubrir todas las necesidades en estos departamentos:

• Solpheo: plataforma de gestión de contenido empresarial con módulos de captura, gestión documental y procesos.
• Captura y automatización de las notas de gasto para una gestión efectiva.
• Recepción, gestión, monitorización y archivado automático de las notificaciones electrónicas de la Administración Pública.
• Digitalización certificada de facturas proveedores.
• Consultoría de procesos administrativos.
• Plataforma de gestión de proveedores para la captura de datos y automatización de procesos.
• Outsourcing de gestión de proveedores.