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Cómo optimizar los flujos de trabajo puede dar a su empresa una ventaja competitiva

  • Publicado el 24 de Noviembre de 2020

¿Conoce bien los procesos de su empresa? Y lo que es más importante, ¿hay oportunidades sin explorar para que sean más rápidas y eficientes? Jonathan Malone-McGrew, director senior de Engagement de Solimar Systems, explica por qué podría ser el momento de revisar sus operaciones. Para conocer su flujo de trabajo, primero, es importante definir qué es exactamente un flujo de trabajo.

Cómo optimizar los flujos de trabajo puede dar a su empresa una ventaja competitiva

En pocas palabras, en un entorno de gestión de la impresión, un flujo de trabajo de extremo a extremo es una serie de procesos por los que pasa un trabajo desde su entrada hasta su entrega. Además de eso, también incluye la capacidad de monitorizar, localizar e informar sobre cada trabajo.

Un flujo de trabajo optimizado le permite asumir más trabajo, gestionar ese trabajo a través de sus procesos de producción con una mínima interrupción o intervención manual, y entregar un producto de calidad a sus clientes en el menor tiempo posible. Sin embargo, las necesidades de cualquier empresa cambian con el tiempo, por lo que la eficiencia del flujo de trabajo debe revisarse periódicamente, ya que lo que puede haber funcionado bien durante un tiempo puede que hoy dé buenos resultados.

Esto es especialmente cierto en el caso de las soluciones de gestión del flujo de trabajo de impresión de producción propia que resuelven problemas urgentes, pero no ofrecen planes estratégicos. Aunque estas soluciones son, por su naturaleza, altamente personalizadas, puede que no proporcionen un funcionamiento perfecto "de principio a fin" o la transparencia que es esencial en los entornos de impresión modernos.

Con el fin de identificar las áreas que hacen perder dinero a las empresas, Solimar Systems ofrece el servicio "Walk your workflow", por el cual trabajamos con los impresores para examinar los procesos y sistemas existentes y asesorarles sobre los pasos para mejorarlos, tanto si se trata de una instalación de una solución de Solimar como si no.

Aunque cada negocio y sistema es diferente, hay cinco problemas comunes que encontramos una y otra vez: Se tarda mucho tiempo para incorporar y procesar nuevos clientes y trabajos. Los empleados realizan demasiados procesos manuales repetitivos que consumen mucho tiempo. Largos plazos de entrega de los proyectos. El sistema no puede asumir nuevos tipos de trabajo. Falta de visibilidad.

Cómo optimizar los flujos de trabajo puede dar a su empresa una ventaja competitiva

Con el sistema adecuado, estos problemas pueden solucionarse en poco tiempo y obtener un rápido retorno de la inversión (ROI). Por ejemplo, las principales áreas en las que nuestros clientes han visto mejoras después de la introducción de un flujo de trabajo impulsado por Solimar incluyen:

Automatización de procesos manuales: se ha demostrado que la automatización de tareas manuales repetitivas ahorra a las empresas hasta 50 horas de trabajo al día. Es más, también permite a los empleados concentrarse en tareas más gratificantes y de valor añadido, lo cual también hace que se sientan más motivados.

La capacidad de optimizar los archivos para la producción y la entrega a mayores velocidades: la optimización del tamaño y la estructura de los archivos ayuda a que los dispositivos de impresión funcionen a la velocidad adecuada y a que se reduzcan los costes de almacenamiento de los archivos. Los clientes de Solimar han notado que los archivos optimizados pueden ser un 10 % o menos del tamaño del archivo original.

Capacidades añadidas para asumir tipos de trabajo adicionales: competir por más y nuevos tipos de trabajo gracias a la capacidad de aceptar diferentes tipos de archivos de impresión y de poder normalizarlos en sus procesos estándares de impresión y entrega digital.

Aumento de la visibilidad, el seguimiento y la presentación de informes: saber qué pasa con cada trabajo, desde que llega hasta que se entrega, en un dispositivo móvil seguro, en un escritorio o en una pantalla de gran formato, desde cualquier parte del mundo.

Tiempos de respuesta más rápidos para los proyectos: el resultado neto de estas eficiencias es la capacidad de completar los trabajos más rápidamente. Esto fue fundamental para ayudar a un cliente de Solimar, Borns Group, a generar más de $400,000 procedentes de nuevos negocios en menos de un año después de instalar la solución Chemistry de Solimar® de gestión del flujo de trabajo centrada en la optimización de PDF.

Sea cual sea el sector en el que se opere, ya sea transaccional, correo comercial, sanitario, gubernamental, comercial, industrial, de etiquetas, de gran formato, de embalaje o de otro tipo, Solimar entiende que todos los negocios se enfrentan a sus propios retos.

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