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Lean printing, o como pasar de ser eficaz a ser eficiente

  • Publicado el 17 de Marzo de 2014
  • Pedro Hernández Ruiz

Al final de la segunda guerra mundial, Japón era el país derrotado, que sumado a la falta de materia prima, se creía que su recuperación sería muy larga y costosa. Cuando los norteamericanos ocuparon Japón, no solo la ocuparon militares, sino un sinfín de técnicos profesionales industriales para ayudar a levantar al país Nipón.

Entre ellos había expertos en métodos estadísticos de Control de calidad de procesos que estaban familiarizados con los programas de entrenamiento denominados TWI (Training Within Industry), cuyo propósito era proveer servicios de consultoría a las industrias relacionadas con la Guerra.

Los programas TWI durante la posguerra se convirtieron en instrucción a la industria civil japonesa, en lo referente a métodos de trabajo (control estadístico de procesos). Estos conocimientos metodológicos los impartieron W. Edwards Deming y Joseph M. Juran; siendo fácilmente asimilados por estudiosos japoneses como Ishikawa, Imai, Onho, Karatsu, Mizuno, Taguchi, Shingo y Tanaka. Es así como se encontraron la inteligencia emocional de los orientales (la milenaria filosofía de superación), y la inteligencia racional de los occidentales.

Esta fusión de conocimientos ha ocasionado que la mayoría de conceptos de mejora de la calidad y de la productividad tengan como referencia modelos adoptado en compañías japonesas como Toyota, Sony Pioneer, Honda o Toshiba. Estos conocimientos se transformaron en un grupo de técnicas o métodos que han dado originan a terminologías como el Lean Printing.

Pero antes de hablar de las técnicas a aplicar en el Lean Printing debemos saber su significado y objetivo. Lean es una palabra inglesa que tiene varios significados pero en su contexto como Lean Printing significa impresión ajustada, impresión esbelta, impresión limpia o impresión sin desperdicios. Uno de los pasos claves en Lean Printing  es la identificación de las actividades de cada proceso que agregan valor y las que no. Al clasificar las actividades del proceso en estas dos categorías es posible emprender acciones para mejorar las primeras y eliminar las segundas.

Los 7 desperdicios o Muda es la forma de clasificar estas actividades que no dan valor. Muda es una palabra japonesa que significa “inutilidad; ociosidad; desperdicio; superfluidad”. Es un concepto creado en Toyota consistente en reducir los residuos para aumentar la rentabilidad.

Los 7 desperdicios o Muda a identificar son los siguientes:

  • Sobreproducción.- Imprimiendo más de lo que requirió el cliente ó más de lo necesario "por si acaso".
  • Espera.- Tiempo muerto que no agrega valor, espera innecesaria por alguna revisión o esperando a otro proceso, como puede ser falta de materia prima, la aprobación por parte del cliente de la hoja impresa etc.
  • Transporte.- Manejos ó traslados del producto que pueden evitarse por falta de optimización del espacio o distribución del taller y el almacén de forma errónea.
  • Sobreproceso.- Pasos innecesarios aplicados a un proceso más allá del proceso normal que requiere el cliente, aplicando tintas o acabados no especificados.
  • Inventario.- Comprar más de lo necesario, producto que está en proceso de mas. Producto final ó materia prima como papel y cartón sin moverse en Almacén.
  • Movimientos.- Tiene que ver con la persona, movimientos innecesarios del personal, debido a desplazamientos lejanos o inútiles al tener el taller desordenado y poco organizado.
  • Defectos.- Producto que no tiene la calidad a la primera, produciéndose sobreimpresiones, repaso del producto grafico impreso o acabado etc.
  • Intelectual.- No escuchar las opiniones de todas las personas de la organización por creer que sus sugerencias son malas y sin fundamentos.

Está íntimamente relacionada con la palabra Kaizen (mejora continua que involucra a todos) siendo ésta una filosofía, una cultura, unos principios de funcionamiento de procesos, organizaciones y empresas ágiles, que persigue identificar y eliminar los despilfarros en los procesos de las organizaciones y, por tanto, liberar capacidad, activos y recursos y eliminación del no valor añadido.

Por lo tanto Lean Printing tiene como objetivo el aplicar una serie de herramientas de análisis, que servirán para implantar, posteriormente, un modelo de gestión enfocado a la creación de un flujo de trabajo que mejore los procesos gráficos garantizando entregar el máximo valor a los clientes. De forma resumida es pasar de ser eficaces (conseguir los objetivos marcados sin importar como se pueden conseguir ni teniendo en cuenta su coste) a ser eficientes (conseguir los objetivos marcados pero al menor coste posible). Una vez centrados en su significado, a continuación se van a indicar las técnicas más importantes que ayudaran a conseguir tener una gestión “esbelta y sin grasas”.

En primer lugar debemos definir un mapa de procesos, en el cual se especifique con detalle, todos los procesos que tenemos en la empresa y su metodología de trabajo tanto productiva como de calidad. Esto nos servirá para visualizar mejor el proceso e identificar las partes débiles del sistema.

Todo proceso tiene un inicio, una actividad y una salida, a la hora de describir del proceso de impresión, empezaríamos indicando que elementos de entrada tenemos en este proceso (orden de fabricación, maqueta, formas impresoras etc.) acto seguido describiríamos como se sigue el proceso (proceso de ajuste de máquina, preparación del soporte a imprimir y de las tintas, primera prueba impresa, control de calidad, seguimiento de la tirada, y finalización del producto impreso a entregar al siguiente proceso).

Este mapa de proceso debe de ser lo más completo posible, ya que nos servirá de base para la optimización del proceso, por dicho motivo es conveniente que participe personal productivo en la realización del mapa en cuestión ya que son los que más involucrados están debido a su tarea diaria.

Una vez realizado ese mapa de proceso, es cuestión de aplicar las herramientas de análisis y mejora, una de ellas es la aplicación de las 5S. Las 5S son cinco principios japoneses cuyos nombres comienzan por S y que tienen por objetivo implantar el orden, la limpieza y la disciplina en el lugar de trabajo, posibilitando la gestión productiva visual y contribuyendo a la eliminación de desperdicios, al mejoramiento del mantenimiento de equipos, a la disminución en los niveles de accidentes y a alcanzar un buen ambiente de trabajo.

A continuación se detalla el significado de las 5S

SEIRI – ORGANIZACIÓN

Consiste en identificar y separar los materiales necesarios de los innecesarios y en deshacerse de éstos últimos.

¿Cuántas veces hemos pasado por el almacén o por el mismo taller y hemos visto palets con hojas impresas que no sabemos el tiempo que llevan impresas y que ni sabemos lo que es?. Debemos de realizar un recuento de lo que realmente está en proceso de fabricación y eliminar aquello que sea devoluciones, sobrantes que no se puedan entregar etc.

SEITON – ORDEN

Consiste en establecer el modo en que deben ubicarse e identificarse los materiales necesarios, de manera que sea fácil y rápido encontrarlos, utilizarlos y reponerlos.

Un almacén de materia prima, como soporte o tintas bien ordenado, unas herramientas colocadas correctamente en su sitio, las traspaletas, una vez utilizadas colocadas en su ubicación, en fin, el tener todo en orden, hace que se optimice el tiempo empleado para producir.

SEISO – LIMPIEZA

Consiste en identificar y eliminar las fuentes de suciedad, aumentando la vida útil de equipos e instalaciones, reduciendo las posibilidades de accidentes y enfermedades y logrando una optima imagen de las áreas de trabajo.

Como dice el refrán “no es más limpio el que más limpia si no el que menos ensucia” y un taller grafico puede y debe de ser un taller limpio y saneado como cualquier otro tipo independientemente de la actividad industrial, simplemente es que se facilite los contenedores necesarios y que el personal sea disciplinado en su tarea diaria de limpieza de su entorno laboral y de los equipos de producción realizando los mantenimientos establecidos.

SEIKETSU- ESTANDARIZAR, CONTROL VISUAL

Consiste en distinguir fácilmente una situación normal de otra anormal, estableciendo procedimientos y planes para todos.

Las normas ISO 9001 de gestión de la calidad, tienen un apartado muy claro respecto a este principio y es el del control del producto no conforme, su identificación y tratamiento, en resumen consiste en tener una serie de carteles de identificación y procesos a actuar ante una no conformidad

SHITSUKE- DISCIPLINA Y HÁBITO

Consiste en trabajar permanentemente de acuerdo con las normas establecidas.

Y por último está el crear un sistema de manera que todo el personal de la empresa grafica, en primer lugar este involucrado y en segundo lugar se le recuerde que no es una moda la aplicación de estas normas, si no que es parte del sistema de trabajo y debe de ser un hábito. Esta concienciación se puede realizar por mediación de una formación continua.

Otra herramienta que hace que la impresa gráfica sea esbelta o Lean Printing es la gestión productiva Just in time” (que también se usa con sus siglas JIT), literalmente quiere decir “Justo a tiempo”.  Es una filosofía que define la forma en que debería optimizarse un sistema de producción. Se trata de entregar materias primas o componentes a la línea de fabricación de forma que lleguen “justo a tiempo” a medida que son necesarios.

El JIT no es un medio para conseguir que los proveedores hagan muchas entregas y con absoluta puntualidad para no tener que manejar grandes volúmenes de existencia o componentes comprados, sino que es una filosofía de producción que se orienta a la demanda. La ventaja competitiva ganada deriva de la capacidad que adquiere la empresa para entregar al mercado el producto solicitado, en un tiempo breve, en la cantidad requerida. Evitando los costes que no producen valor añadido también se obtendrán precios competitivos.

Con el concepto de empresa ajustada hay que aplicar unos cuantos principios directamente relacionados con la Calidad Total. El concepto parece sencillo. Sin embargo, su aplicación es compleja, y sus implicaciones son muchas y de gran alcance, ya que requiere que la producción sea de forma constante evitando paradas innecesarias debido a una falta de mantenimiento de una máquina de impresión, troquelado, líneas de encuadernación o cualquier equipo que participe en la producción gráfica. Además se basa en un control de calidad seguro y verificable de manera que asegure que la producción gráfica, en su gran parte, sea correcta y fiable de cara al cliente.

Ligado con la técnica anterior está el sistema de producción Pull

La planificación siguiendo el criterio PULL, sobre todo en aquellos procesos de corto tiempo de ejecución, radica en planificar la producción solo lo que se va a enviar al cliente. Esto evita ocupar máquinas, equipos y personas en producciones cuya demanda no es inmediata. Por otra parte, también al reducir el tamaño de los lotes de fabricación, cualquier incidencia durante el proceso es inmediatamente detectado y resuelto. Las cuñas de producción urgente son fácilmente intercaladas durante el flujo productivo, debido al poco inventario en circulación.

Se consigue trabajar con menor cantidad de personas en la línea productiva ya que permite una detección inmediata de los cuellos de botella y un rápido equilibrado. Los elementos o equipos Poka Yoke es otro de los elementos a tener en cuenta a la hora  de conseguir el Lean Printing.

El término Poka Yoke viene de las palabras japonesas “Poka” (error inadvertido) y “Yoke” (prevenir). Un dispositivo Poka Yoke es cualquier mecanismo que ayuda a prevenir los errores antes de que sucedan, o los hace que sean muy obvios para que el trabajador se dé cuenta y lo corrija a tiempo. La finalidad del Poka Yoke es eliminar los defectos en un producto ya sea previniendo o corrigiendo los errores que se presenten lo antes posible.

Ejemplos claros en el mundo grafico sería los dispositivos de lectura de densidad incorporado en las maquinas de impresión o los lectores de códigos de barras en las pestañas de encolado de los estuches que se procesan en las engomadoras. Y podemos numerar más técnicas como el Tack Time, el despliegue de la función de calidad (QFD) el análisis modal de fallos y efectos (AMFES) el mantenimiento productivo total (TPM), la tarjeta Kanbam, Seis Sigma etc.

Lo más importante es tener unos expertos que analicen la empresa y de esta manera poder aplicar las técnicas que se vean necesarias de acuerdo a los puntos detectados que son necesarios fortalecer, siendo aplicable a todos los estamentos de la empresa desde el Director General hasta el último auxiliar ya que el éxito o fracaso de un sistema Lean Printing depende de las personas y de su compromiso a la hora de fortalecer la empresa.

Pedro Hernández Ruiz

Consultor/Formador

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