Los datos son el alma de los negocios de hoy, pero no es fácil profundizar en ellos para obtener información inteligente y procesable. Ésta es una de las principales conclusiones del estudio “Digitalización en el Trabajo” que ha realizado Xerox a través de una encuesta a 600 responsables de TI en grandes compañías de Norteamérica y Europa Occidental. Además, el informe muestra que el paso del papel a los procesos digitales está llegando, aunque muchos de los encuestados admiten que pueden no estar preparados para ello.

El estudio manifiesta que existe una gran preocupación por los procesos en los que se utiliza el papel, señalando los costes – 42% - y la seguridad – 42% - como los principales problemas. Según los encuestados, en una media de sólo el 9% de los procesos y operaciones de las empresas se usará el papel en los próximos dos años. Sin embargo, el 55% admitieron que en gran parte o en todos los procesos de su empresa se sigue utilizando el papel, y el 29% afirmaba que todavía se comunican con sus clientes finales a través de documentos físicos en lugar de usar el email o las redes sociales.

Todo esto ocurre a pesar de que el 41% está de acuerdo en que migrar a procesos digitales permite reducir costes, y el 87% parece contar con las herramientas necesarias para que esto se produzca rápidamente. "Las empresas prevén un futuro digital ágil, pero los procesos de negocio actuales aún dependen del papel", explica Andy Jones, vicepresidente de Automatización de Flujos de Trabajo en la división de Large Entrerprises Operations (LEO) de Xerox. “La falta de conexión entre la visión de una organización y los pasos necesarios para lograr la transformación digital han estancado el futuro de la digitalización”.

Cuando se trata de la automatización de procesos, casi tres cuartas partes de los encuestados respondieron que ya habían identificado las principales áreas que deberían ser automatizadas: contabilidad (38%), informes de gastos (37%), cuentas por pagar (36%) y atención al cliente (35%). Sin embargo, el informe identificó una serie de elementos básicos a los que muchas empresas todavía tienen que hacer frente para conseguir que la automatización de flujos de trabajo digitales sea una realidad en las funciones clave de la empresa. Según el estudio: El 40% no ha implementado todavía soluciones adecuadas para los trabajadores móviles. El 47% no ha añadido o mejorado todavía los servicios en la nube. 45% no ha incorporado o mejorado todavía los modelos de análisis predictivos a través del Big Data.

En muchos casos, la digitalización de los procesos que utilizan papel antes de que sean automatizados genera mejores resultados. Al analizar los hábitos de impresión de los empleados, se obtiene, por ejemplo, una visión de cuáles son las oportunidades que permanecen ocultas para conseguir la transformación digital y donde el uso del papel es alto. El informe también desvela que el 90% de los encuestados respondieron que cuentan con buenas herramientas para analizar los hábitos de impresión de los empleados, pero sólo el 45% las utilizan totalmente.

Xerox ha lanzado nuevos Servicios de Automatización de Flujos de Trabajo que forman parte de su oferta de Servicios de Impresión Gestionados para liderar la forma en la que las empresas incrementan su productividad y consiguen una mejor transformación digital de su negocio. La compañía, que ayuda a las empresas que quieren gestionar sus documentos y datos con nuevas herramientas para imprimir más por menos – e imprimir menos -, al mismo tiempo que simplifica la forma de trabajar, también está desarrollando servicios de automatización para áreas concretas como atención al cliente, finanzas y contabilidad y sanidad.