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El valor de la automatización comienza en el escritorio del cliente
(15-08-2016)

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Al usar Connect ALL de Enfocus, ProGraphics ha conseguido una mayor coherencia y eficiencia a lo largo del proceso de producción. Gracias a este enfoque en la automatización del cliente, combinado con toda la gama de soluciones de Enfocus, ProGraphics ha podido mejorar la satisfacción del cliente, agilizar las operaciones, automatizar los procesos manuales, acelerar el tiempo de producción y que su inversión de software sea rápido rentable.

Con sede en Atlanta, ProGraphics es un proveedor de servicios de impresión completo centrado en la calidad y la satisfacción del cliente. Al igual que muchas otras imprentas, ProGraphics ha empleado mucho tiempo y recursos para arreglar los archivos con problemas que recibe de sus clientes.

Para hacer frente a esto y, asimismo, agilizar la gestión de los archivos, ProGraphics adquirió Connect ALL de Enfocus. Con Connect ALL, ProGraphics puede predefinir los ajustes para distintas tareas, tales como la creación de tickets de trabajo, PDF, el preflight y la corrección de PDF y el envío de archivos.Todos estos ajustes se incluyen en una aplicación personalizada llamada Connector, que ProGraphics puede distribuir a sus clientes, facilitando el envío de archivos incluso para los usuarios más novatos.

 

Probando la solución

Antes de distribuir los Connectors a sus clientes, ProGraphics realizó una prueba exhaustiva de la solución. Como declaró Dan Still, Director de Automatización de Flujo de Trabajo de ProGraphics, “hemos probado todos los archivos y problemas que se puedan imaginar, hasta sangrado/no sangrado, imágenes RGB que debían convertirse a CMYK, colores planos que debían convertirse a CMYK y todos los perfiles de color. Y cada vez, Connect ALL cumplió su objetivo. Connect ALL lo solucionó todo.”

Satisfechos con los resultados que el software podía aportar, ProGraphics empezó a presentar Connect ALL a sus clientes. Algunos clientes aceptaron la solución y empezaron a usar el Connector ese mismo día. Otros clientes fueron más escépticos. Esto supuso una dificultad para ProGraphics, dado que sabían el tiempo y los recursos que se podrían ahorrar usando el Connector. Por lo que, para motivar a sus clientes a que usaran el Connector, ProGraphics empleó nuevas ideas.

Un comercial implementó una estructura de costes con la que los clientes que aceptaran enviar archivos a través del Connector obtendrían una tarifa de descuento con respecto a los clientes que no lo usaran. ProGraphics visitó a otro cliente para mostrar a sus diseñadores lo fácil que era enviar archivos a través del Connector. Ambas iniciativas fueron muy útiles a la hora de aceptar el Connector.

La empresa consideró que dar ese soporte extra a los clientes merecía la pena, porque para ser conscientes de los beneficios de la automatización, debe haber cierto nivel de coherencia en la forma de crear, procesar y enviar los archivos. Esta coherencia comienza en el escritorio del diseñador, y es vital para la satisfacción del cliente y la imprenta. Ambos se benefician de la forma en que el Connector hace frente a los problemas técnicos, mejora la comunicación y ofrece un mayor nivel de control al proveedor de servicios de impresión.

 

Un cliente, un gran impacto

Un ejemplo de la potencia de Connect ALL se puede observar en el trabajo que realizó la empresa con su cliente The Network. Esta agencia de relaciones públicas y comunicación ha sido cliente de ProGraphics durante décadas. Dado el volumen de trabajo que genera esta agencia y el ritmo vertiginoso al que trabajan, era esencial agilizar el proceso de envío de trabajos de forma en la que todos salieran ganando. Cuando The Network enviaba archivos a ProGraphics, debían comprimirlo y cargarlo a una FTP. Después, el cliente debía enviar un email notificando a ProGraphics que el archivo estaba en camino.

Según Dan Still, “era mucho trabajo para The Network: tenían que crear, preparar y enviar los archivos. Y si había algún cambio, como suele pasar, el proceso tenía que empezar de nuevo. Era un proceso muy engorroso y que requería mucho tiempo.” Ahora con el Connector, el cliente solo tiene que exportar los archivos desde InDesign, ve el informe de preflight, cierra sesión y se envían los archivos, que llegan a la imprenta en cuatro o cinco minutos.

Además, los cambios de última hora se pueden acomodar con facilidad, el cliente puede realizar los cambios en el archivo, exportarlo al Connector y enviar el archivo con una nota para descartar el archivo anterior. Así se corrige el archivo y se vuelve a enviar a la imprenta en cuestión de minutos en lugar de horas. Además de Connect ALL de Enfocus, ProGraphics usa Switch de Enfocus y PitStop Pro de Enfocus y PitStop Server. Si se usan combinados, la empresa puede imprimir archivos de la forma más rápida y eficiente posible.

 

Un rendimiento de la inversión rápido

Después de solo un año con Switch, Connect ALL, PitStop Pro y PitStop Server, ProGraphics realizó un análisis detallado del rendimiento de la inversión de sus soluciones. La empresa calculó todos los pasos manuales necesarios para que el trabajo llegara a la imprenta. A continuación, consideró los costes de procesado de ese mismo trabajo sustituyendo los pasos manuales por las soluciones de Enfocus.

Su informe reveló que, después de solo un año, la empresa pudo obtener rendimiento de la inversión con las soluciones de Enfocus. Como afirmó John Pope, el Presidente de ProGraphics, “no cabe duda de que las soluciones de Enfocus han mejorado las operaciones de nuestra empresa. Debo reconocérselo a mi equipo, ya que ha adoptado la tecnología adecuada y ha hecho todo lo posible por que todos le saquen el máximo partido. Teniendo todo esto en cuenta, estoy seguro de nuestro próximo crecimiento.”

 “El beneficio que hemos experimentado en nuestro proceso es tremendo. Las inversiones que hagamos para ayudar a los clientes a usar el software se recuperan cada vez que envían un archivo.” – John Pope, Propietario. Presidente de ProGraphics.

“Estamos dispuestos a mover cielo y tierra para que el cliente use el Connector, es un gran cambio para nuestro negocio y facilita mucho el proceso a los clientes, al ser una forma más rápida y sencilla de enviar archivos con el formato exacto que se requiera”, aclaró Dan Still.

“Connect ALL de Enfocus corrige entre un 80% y un 90% de los problemas de los archivos. El beneficio que hemos experimentado en nuestro proceso es tremendo. Las inversiones que hagamos para ayudar a los clientes a usar el software se recuperan cada vez que envían un archivo”, aclara Dan.

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