Anticiparse a la fecha de vencimiento de facturas, poder automatizarlas, acceder a toda la documentación desde cualquier lugar o tener el control de todas las versiones de un archivo compartido son algunos de los problemas más habituales en las organizaciones; algo que desde hoy es más sencillo que nunca gracias al nuevo módulo documental que presenta Solpheo, la solución de gestión de contenido empresarial desarrollada por KYOCERA Document Solutions.

Gracias a las funcionalidades incorporadas en la suite, las organizaciones tienen acceso a un entorno corporativo centralizado y seguro para la gestión de documentos y datos de manera inteligente y productiva, con capacidad de blindar la información a través de políticas de acceso, cifrado y backup. De este modo se consigue multiplicar la efectividad de los equipos de trabajo -con un beneficio directo en la movilidad de empleados y sus opciones de colaboración- y eliminar los riesgos de pérdida de información.

Por otra parte, su potente gestor de contenido ofrece al usuario una trazabilidad completa de la información -con avisos de cambios-, la activación de alertas en base a diferentes criterios, la auditoría completa de las acciones de los usuarios y la optimización de las búsquedas de archivos gracias a la asignación de metadatos y las búsquedas avanzadas en toda la documentación empresarial.

“En todo proceso de transformación digital las organizaciones buscan herramientas que les permitan ganar eficiencia y mejorar los procesos de trabajo de sus empleados”, señala Antonio Rubio, Product Owner de Solpheo, y añade “precisamente con ese objetivo en mente se ha desarrollado este nuevo software, que mejora la experiencia de usuario con todos los beneficios del entorno digital”.

Funcionalidades del módulo documental: Entorno colaborativo: los usuarios pueden editar, comentar, compartir y archivar la documentación de manera segura. Integrado con Office (Plugin) y Office365, con total control de versiones. Drive: Espacio personal accesible desde cualquier dispositivo para almacenar, crear, modificar, compartir y acceder a todas las carpetas y archivos de cada usuario. Este puede ser integrado con otros discos duros en la nube como OneDrive y Google Drive.

Compartición de archivos con usuarios de dentro o fuera de la organización, permitiendo compartir documentación durante un tiempo limitado y mediante autenticación. Sincronización bidireccional de ficheros almacenados tanto en local como en la nube.

Conexión ODBC con bases de datos externas para poder consultar y/o interactuar con datos que puedan ser utilizados en procesos de captura. Capacidad de reproducir la propia estructura organizativa de la empresa mediante la creación de diferentes niveles de unidades organizativas con distintos grados de acceso.

Relaciones a través de metadatos: se podrán crear expedientes mediante un metadato común de distinta naturaleza: fecha, numérico, texto, lista, tabla, imagen, etc. La asociación de metadatos a los documentos facilita la búsqueda de los mismos, permite las visualizaciones filtradas, establecer permisos a los documentos y, además, se puede utilizar como elemento clave para ser utilizados en posibles flujos de trabajo asociados a los documentos. Control de acceso a diferentes niveles (estructura organizativa, archivador, registro, metadato, …).

Todas las funcionalidades del módulo de gestión documental de Solpheo pueden ser complementadas con los módulos de captura y procesos integrados en la suite de KYOCERA