Cartas, valijas, sobres con documentación, etc. continúan llegando diariamente a las oficinas, pero… ¿cómo hacerlas llegar a los destinatarios que teletrabajan de una forma rápida y eficiente? La crisis sanitaria producida por el COVID-19 ha acelerado la implantación del teletrabajo en muchas organizaciones, pero parte de ellas no cuentan con soluciones que les permitan gestionar estos flujos de documentación física, lo que puede afectar al ritmo de su actividad.

The Mail Company, la compañía que lanzó en 2015 en España la solución pionera de Cartería Digital (DMR-Digital MailRoom), presenta ahora DMR Flash, una versión “lite” de su sistema de recepción y distribución electrónica de la documentación, diseñada para su implementación en tiempo récord en las empresas que teletrabajan.

Desarrollada específicamente para hacer frente a esta coyuntura, DMR Flash es una solución que combina tecnología y procesos para digitalizar toda la documentación recibida y distribuirla electrónicamente a través un sistema de bandejas digitales a las que los usuarios autorizados pueden acceder de forma remota las 24h del día. Para atender a las necesidades actuales de las organizaciones, The Mail Company ha conseguido reducir a una semana el tiempo de implantación en esta solución.

La operativa documental de DMR Flash comprende la apertura, clasificación, digitalización, indexación, distribución, archivo y custodia temporal de todos los documentos recibidos, actividades que se desarrollan en los Centros de Proceso Documental que The Mail Company tiene en Barcelona y Madrid.

“El servicio DMR FLASH está diseñado para implantarse rápidamente y es ideal como fase transitoria hasta la activación de un servicio DMR completo con todas sus funcionalidades”, explica Luis del Barrio, director de Negocio de The Mail Company. Efectivamente, la compañía ha conseguido reducir hasta una semana el proceso de implantación, por lo que “es una solución muy adecuada para las empresas que están teletrabajando sin tener resuelta la gestión de los flujos de documentación, que continúan llegando a las oficinas”, asegura del Barrio.

El servicio DMR ofrece trazabilidad total sobre la documentación, desde su recepción en los Centros de Proceso de Documentos que The Mail Company tiene en Madrid y Barcelona, hasta los accesos y las acciones realizadas por los usuarios en cada documento digitalizado.