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Tres de cada cuatro organizaciones sufren graves problemas por ineficiencias en los procesos documentales
(02-07-2012)

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En los últimos cinco años, tres de cada cuatro organizaciones han visto como las ineficiencias en sus procesos basados en documentos, frecuentemente un talón de Aquiles para las compañías, han derivado en serios incidentes. Es la conclusión del último estudio encargado por RICOH y realizado por IDC. Este es el primer producto que resulta de la nueva iniciativa de RICOH: la optimización en los Procesos de Documentos.

Las consecuencias por ineficiencias en el proceso de documentos son severas. El 36% de las compañías no pudo cumplir los requisitos establecidos, el 30% perdió trabajadores clave y el 25% perdió a clientes importantes. Otras consecuencias son: graves brechas de seguridad en IT, duras auditorías, crisis de relaciones públicas e incluso demandas judiciales.

Pero también hay buenas noticias. Al abordar estos vacíos de eficiencia de forma proactiva se pueden evitar importantes costes financieros. El informe de IDC estima que el coste total de un error al procesar algún tipo de documento (en términos de tiempo en realizar la tarea, supervisión ejecutiva, rehacer el trabajo y revisar los procesos, así como los costes de oportunidad asociados a los clientes perdidos) son diez veces superiores a los gastos extras directos (como el pago de acuerdos financieros).

“Lo que muchos directivos de compañías no suelen apreciar es el grado en el que los procesos de negocio basados en documentos afectan al perfil de riesgo de sus compañía. Existe un alto riesgo en estos procesos, que podrían generar graves consecuencias para el negocio. Los costes de un posible colapso en este tipo de procesos son peores de lo que muchos directivos creen”, alerta IDC en el informe encargado por RICOH: “It’s Worse than You Think: Poor Document Processes Lead to Significant Business Risk”. “Pese a que muchas organizaciones invierten grandes recursos en reducir situaciones de riesgo de alto impacto, pero poco probables, los riesgos de alto impacto y alta probabilidad introducidos por procesos de documentos fallidos se ocultan peligrosamente por debajo del radar corporativo, aunque merezcan una atención especial por parte de los altos cargos directivos”.

La optimización en los Procesos de Documentos de RICOH es una iniciativa que ya está en marcha para ayudar a las compañías a entender los riesgos, oportunidades y mejores prácticas alrededor de los documentos que conducen sus procesos críticos de negocio.

Las primeras conclusiones se basan en una encuesta global realizada a 1.516 responsables de procesos de negocio y trabajadores del conocimiento de grandes y medianas compañías y reforzada por grupos de discusión. Los encuestados se seleccionaron arbitrariamente a partir de grupos internacionales y procedían de ocho países: Estados Unidos, Canadá, Reino Unido, Francia, Alemania, Australia, China y Japón.

Según IDC, la ineficiencia e ineficacia en los procesos de documentos afecta a todas las industrias, geografías y tipos de compañía. Los datos muestran que los incidentes serios en relación al negocio han ocurrido en la misma medida en organizaciones de América del Norte, Europa y Asia, esta última con los niveles más altos (79%).

Más de un tercio de los encuestados expresó su conocimiento sobre procesos ineficientes o inefectivos basados en documentos. Y aunque entre el 31% y el 39% de procesos están basados en papel, la investigación descubrió que el papel no es necesariamente un factor de riesgo en sí mismo. “Tener procesos efectivos depende de los flujos de trabajo asociados a ellos. El medio no es necesariamente el problema”, concluye el informe.

El informe también constata que hay propuestas para mejorar los procesos de documentos optimizables ya que actualmente no entran en la planificación estratégica de los altos directivos. Este es un hecho importante: los procesos de documentos abarcan múltiples equipos, departamentos y organizaciones. Muchos de los empleados no tienen el grado de responsabilidad para articular y ejecutar los amplios cambios requeridos. “Un cambio verdaderamente efectivo requiere la atención de los altos cargos de la directiva”.

RICOH es muy consciente de estos riesgos y, como líder en la prestación de Servicios  Documentales Gestionados (MDS), cuenta con un equipo único para asistir a sus clientes. Sergio Kato, Deputy General Manager, Global Marketing Group/Services Business Center, observa: “Con el planteamiento de nuestros Servicios Documentales Gestionados, trabajamos para entender cómo fluye la información a través de una organización y como los procesos de negocio, especialmente los controlados por personas, afectan a este flujo”. “La mejora de los procesos no solo ayuda a aumentar la eficiencia y productividad, también puede ayudar a abordar los factores de riesgo de cada fase”.

La optimización en los Procesos de Documentos de RICOH es una iniciativa para promover la comprensión de los nuevos paradigmas en procesos documentales que ayudan a las compañías a aprovechar el conocimiento colectivo presente en sus organizaciones. Esta iniciativa financiará investigaciones y proveerá recursos, como los de esta web, que combinan la experiencia de RICOH en procesos de documentos con la de los visionarios de la industria, nuestros socios y nuestros clientes.

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