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Cmo elegir el DFE adecuado para su empresa?
(11-09-2017)

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Elegir el servidor de impresión adecuado es tan importante como el dispositivo de impresión perfecto. Muchas empresas de impresión dedican gran cantidad de tiempo a decidir qué impresora digital comprar. Los compradores esperan calidad, velocidad y un tamaño de hoja específico. Otras características, como tóneres especiales o capacidades de acabado, también son elementos importantes para tener en cuenta.

Sin embargo, el servidor de impresión (DFE), con frecuencia, no recibe la atención suficiente, a pesar de desempeñar un papel importante en la mejora de la calidad y productividad. También facilita la labor de producir aplicaciones nuevas y más complejas. El análisis de preventa debe incluir una vista “end-to-end” del flujo de trabajo, así como un cálculo del costo total que va más allá del DFE en sí. Asimismo, debe analizar los ahorros, las mejoras de productividad y tiempos de realización, así como la diferenciación en los productos impresos que se puede lograr con el DFE y la configuración de impresora correctos.

Si bien un DFE se puede usar simplemente para procesar archivos para impresión, los DFE de hoy en día ofrecen muchas más prestaciones. Aprovechar todas las capacidades de esta solución puede mejorar la productividad y calidad, reducir los errores y eliminar la necesidad de hacer inversiones en otras soluciones de terceros, por lo que se reduce el costo total de propiedad global.

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Si bien las capacidades entre un DFE y otro variarán, estas son las principales características que debería buscar un comprador:

Automatización total: no es económicamente viable hacer que las personas participen en todos y cada uno de los trabajos que se realicen en el negocio. En estos casos, es fundamental automatizar procesos, desde la entrada de pedido hasta el trabajo impreso, incluyendo también el acabado, el embarque y la facturación. Este nivel de automatización elimina del proceso tareas, tiempo y errores potenciales. En este tipo de entorno, el DFE puede desempeñar un papel importante como elemento clave en la automatización del flujo de trabajo para el negocio.

Cada negocio es diferente: no todos los negocios de impresión optan por realizar tareas de preparación y elaboración de archivos de la misma manera. Muchos creen que el operador debe centrarse en mantener la calibración de la impresora, la calidad de colores y la carga de los soportes, en lugar de dedicarse a la manipulación de archivos. Con este método, los DFE que puedan administrar varias impresoras desde una sola interfaz, lo que permite a los operadores centrarse en el uso óptimo de la impresora. Otros negocios aprecian la flexibilidad de poder realizar tareas de preimpresión/preparación, ya sea durante la preimpresión o en el DFE.

Procesamiento de datos variables: los DFE también pueden administrar la producción de trabajos de datos variables basados en plantilla, combinando plantillas con datos para producir el resultado final. Este método puede ser significativamente más eficaz que crear archivos PDF de varios registros listos para impresión, cuyo procesamiento puede llevar más tiempo antes de empezar la impresión, en función de la construcción del archivo y el número de registros.

Entornos de varios fabricantes: los entornos con equipos de varios fabricantes pueden complicar la elección de un DFE. En muchos casos, pueden resultar en DFE separados, con flujos de trabajo diferentes para cada impresora. Tener dos servidores de impresión diferentes puede presentar algunas ventajas en cuanto a solución de problemas, como por ejemplo, cuando se produce un problema en un RIP y no en el otro. Sin embargo, el equilibrio de la carga o la ejecución del mismo trabajo en varias máquinas puede ser algo más problemático. Usar el mismo tipo de DFE en todas las impresoras digitales, cuando sea factible, ofrece muchas ventajas en cuanto a productividad y flujo de trabajo.

EFIConsideraciones esenciales

Cada negocio de impresión es singular y no existe un método único para elegir un DFE que sea adecuado para todos. Estas son algunas consideraciones que debería tener en cuenta a la hora de tomar esta decisión.

Rendimiento: tenga en cuenta cómo el DFE gestionará trabajos de gran tamaño y complejos, así como el volumen elevado de trabajos pequeños. Ambos procesos deben ser eficaces para eliminar los tiempos de espera de la impresora. Haga pruebas de los archivos más complejos en todos los DFE disponibles para verificar las diferencias de rendimiento.

Automatización del flujo de trabajo e integración "end-to-end": un análisis de las distintas clases de trabajo proporciona información importante para las decisiones sobre el DFE y la impresora. Tenga en cuenta los tipos y la complejidad de los trabajos (incluidos trabajos especiales), la extensión media de tirada, el número de trabajos y las páginas que se producen típicamente durante un turno, día o semana, así como los plazos de entrega habituales. Asegúrese de analizar también el estado actual de la plataforma de producción y la infraestructura de la organización. Investigue cómo las herramientas de automatización de flujos de trabajo que se incluyen con el DFE pueden reducir las intervenciones de los usuarios y el costo en el proceso de producción actual.

Integración con sistemas empresariales: la evaluación del grado de compatibilidad del DFE con otros equipos, como los sistemas MIS, es un elemento importante del proceso de elección del DFE.

Datos variables: si quiere aumentar el volumen del trabajo de datos variables, tenga en cuenta que, si bien puede haber ventajas en preparar todo durante la preimpresión y enviar archivos PDF listos para imprimir al área de producción, los archivos de gran tamaño y muy complejos que llegan al RIP pueden ralentizar la producción y afectar a la utilización de la impresora. Nuevos formatos de archivo, como PDF/VT, pueden mitigar este problema si se preparan correctamente archivos de datos variables para que se ejecuten en el DFE. Dado que no todos los DFE o impresoras digitales admiten PDF/VT u otros formatos de datos variables, como PPML, VPS y otros formatos de archivo de software de composición, asegúrese de considerar bien las necesidades de datos variables a la hora de elegir un DFE y los elementos de flujo de trabajo asociados.

Calidad del color: Las necesidades de los clientes de impresión son cada vez más complejas y es muy probable que la precisión y la uniformidad del color sigan cobrando mayor importancia. Si tiene un negocio con equipos de varios fabricantes, ¿qué procesos implementó para garantizar la consistencia cromática en toda la plataforma? ¿El software de gestión del color que usa está completamente integrado en el DFE? ¿Sus proveedores de impresoras/DFE están preparados para proporcionar formación y/o certificaciones para cumplir con los requisitos de los clientes o para satisfacer los objetivos de calidad internos de su empresa? Todas estas cuestiones se deben tener en cuenta a la hora de añadir o actualizar una impresora digital.

Nivel de conocimientos y formación de los empleados: evalúe los conjuntos de conocimientos de sus empleados. ¿Se necesita más formación? ¿Existe un programa de certificación que mejoraría los niveles de conocimiento y la producción general? Su inversión en impresoras y DFE tendrá un mayor retorno si cuenta con el personal correctamente formados.

El paso siguiente

La adquisición o actualización de una impresora digital es una decisión importante, así como lo es la elección del DFE para la impresora. Ambas decisiones tendrán un impacto a largo plazo en su empresa y su rentabilidad. Para asegurarse de aprovechar al máximo una inversión en impresora digital, tómese el tiempo de evaluar detenidamente las opciones de DFE. Incluso si ya tomó la decisión, dedicar un poco de tiempo adicional a esta evaluación le ayudará a tomar la mejor decisión posible para su empresa. La decisión de inversión que tome hoy debe permitirle aprovechar las numerosas y constantes innovaciones en software de DFE y flujos de trabajo que mantendrán su competitividad en el futuro.

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