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Fácil automatización del flujo de trabajo para empresas de impresión de todos los tamaños. Empiece hoy mismo

  • Publicado el 08 de Marzo de 2021
  • John Henze

En un mercado de gran dinamismo y competitividad, los fabricantes comprenden la necesidad de automatizar el mayor número de procesos posible para reducir costes y aumentar el rendimiento. Lo mismo ocurre con el mercado de la impresión comercial. Pero para muchos negocios de impresión más pequeños, automatizar los flujos de trabajo de impresión puede parecer un desafío costoso y desalentador. Es un concepto erróneo que impide que las empresas obtengan una mayor rentabilidad. De hecho, comenzar con la automatización del flujo de trabajo es mucho más fácil de lo que parece, y probablemente ya dispone de muchas de las herramientas necesarias.

Fácil automatización del flujo de trabajo para empresas de impresión de todos los tamaños. Empiece hoy mismo

También es un error pensar que la automatización del flujo de trabajo es una propuesta de todo o nada. Comenzar incluso con los pasos de automatización más simples, como la automatización de tareas repetitivas, puede generar grandes beneficios. No se fíe solo de nuestra palabra. Cindy Ley, especialista en producción de Allied Reliability Group, afirma lo siguiente: "He aprendido a ahorrar tiempo automatizando la producción de tipos de cuadernillos repetitivos, por ejemplo, arrastrando archivos hasta las carpetas de proceso de Fiery que contienen los ajustes de impresión, como las plantillas de Fiery Impose."

Y John y Tim Rozema de Get It Now Print pasaron de producir cerca de 20 trabajos al día a gestionar más de cien. John Rozema afirma: "Hemos implementado un conjunto de herramientas de EFI. Se trata de un software fácil de usar y de programar, muy intuitivo, y que además se integra con nuestro MIS. Ahora sí que podemos hacer nuestro trabajo con eficacia. Los clientes siempre se sorprenden de lo rápido que trabajamos en comparación con otros proveedores con los que solían trabajar. También podemos ofrecerles mejores precios gracias al aumento de volumen que podemos producir en nuestra impresora."

¿Usa las carpetas de proceso?

Si tiene un servidor de impresión digital EFI Fiery, probablemente ya tenga incorporada la función Hot Folders. Fiery Hot Folders ofrecen la posibilidad de arrastrar y colocar archivos en una carpeta de archivos especialmente designada para automatizar tareas repetitivas. Vamos a poner el envío de trabajos como ejemplo. En un proceso manual, a medida que llegan los trabajos, estos pasan por un proceso de revisión a cargo del departamento de preimpresión, donde se determina cuál es la impresora de destino para cada archivo. En caso de que los archivos lleguen en formato nativo, se convierten a formato PDF.

A continuación, el archivo se copia a la cola de la impresora designada. En función del tamaño y de la complejidad del archivo, este proceso puede tardar de cinco minutos a media hora en completarse. Cinco minutos puede parecer poco tiempo, pero como aseguran en Get It Now Print, esos cinco minutos se convierten en más de noventa, que es el tiempo de preimpresión al día necesario para procesar 20 sencillos archivos diariamente. Pero ese tiempo aumenta hasta 8 horas (!!) si se procesan 100 trabajos. Haga sus cálculos si, además, los archivos son complejos. El resultado es todavía peor.

Con Hot Folders, el representante de servicio de un cliente puede determinar qué tipo de archivo se recibe (por ejemplo, un cuadernillo de 5x8") y simplemente copiar el archivo a la carpeta de proceso de cuadernillos. Esto lleva tan solo unos segundos y es el tipo de automatización que permitió que Get It Now Print quintuplicara el rendimiento diario. A continuación, el archivo puede procesarse automáticamente después de enviarlo a la impresora apropiada, en función de las instrucciones integradas en la carpeta de proceso. Los servidores Fiery también permiten la creación de Valores predefinidos que pueden incorporarse en la estructura de las carpetas de proceso. Los valores predefinidos pueden utilizarse en una gran variedad de carpetas de proceso distintas, lo que facilita aún más iniciar el proceso de automatización.

Automatización de la imposición

Siguiendo con el ejemplo de los cuadernillos, es probable que su empresa utilice algún tipo de software de imposición para que los archivos nativos o PDF adopten el diseño correcto para la impresión de cuadernillo. Esto supone un ahorro de tiempo comparado con un trabajo de imposición totalmente manual, pero igualmente lleva tiempo. Pueden incorporarse plantillas de imposición al flujo de trabajo de carpetas de proceso/valores predefinidos para aumentar aún más el nivel de automatización del flujo de trabajo y no conformarse con una configuración del trabajo básica que consista simplemente en automatizar el diseño y la preparación del trabajo.

Las plantillas de imposición agilizan el envío de trabajos y reducen los clics y los errores. Fiery Impose, un módulo asequible que puede agregar fácilmente a la configuración de su servidor Fiery, le permite automatizar la imposición a partir de plantillas preexistentes o plantillas personalizadas que puede crear fácilmente. Esto es lo que hace Martin Klop, jefe de preimpresión e impresión digital de CREZÉE: "Realizar imposición en un trabajo con Fiery Impose es un juego de niños. Con solo unos clics puedo crear un nuevo formulario con sangrado, registro, marcas de recorte y de color. Es muy sencillo guardar el formulario como plantilla, lo que me permite usarlo de nuevo en trabajos parecidos".

No hay nada peor que empezar a imprimir un cuadernillo y percatarse de que el diseño de imposición no es correcto; o peor aún, no percatarse del error hasta que el trabajo llega a la fase de encuadernación.

Un trampolín para ganar rentabilidad

Como ha podido comprobar, puede mejorar la productividad de forma rápida y económica optimizando las tareas individuales y laboriosas sin necesidad de contratar a costosos asesores. Obviamente, lo primero que debe hacer cuando analice la automatización es decidir dónde desea comenzar exactamente. Contrariamente a la creencia popular, no necesita una gran visión ni un diseño de automatización integral antes de comenzar. Haga un análisis simple de los trabajos comunes que produce cada semana y comience por ahí. Luego, empiece a optimizar y automatizar las tareas repetitivas asociadas con esos trabajos.

Se trata tan solo del primer paso que los usuarios pueden dar para lograr una automatización aún más eficiente. Cada nivel es un pequeño paso con el que podrá avanzar hasta alcanzar su propio ritmo, y cada uno de esos pasos aportará el grado de eficacia que le ayudará a justificar inversiones continuas con las que irá aumentando el nivel de automatización y la rentabilidad.

El siguiente artículo de esta serie se basará en estos pasos iniciales y le mostrará cómo vincular rápidamente tareas en flujos de trabajo sencillos para obtener una productividad aún mayor. Si desea más información sobre los métodos para mejorar la automatización del flujo de trabajo en su producción de impresión, descargue nuestro libro electrónico gratuito Elementos básicos de automatización: 6 formas sencillas de optimizar la producción de impresión. Más información sobre las soluciones de impresión digital de EFI Fiery: www.efi.com/fierydfe

John Henze

Vicepresidente de ventas y marketing de EFI Fiery

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